Excel関数は500個中20個で足りる──覚えるのではなく「逆引き」する
Excelには500近い関数がありますが、日常業務で使うのはそのうち20個前後です。実務頻出20関数の一覧と「やりたいこと→関数」の対応づけ、暗記せずコピペして直す学習法、totonoeのExcelカテゴリ全体の使い方まで解説します。
「Excel関数、全部覚えなきゃダメですか？」という相談をよく受けます。書店に並ぶ「Excel関数事典」は、分厚いもので500近い関数を収録しています。あれを全部覚えようとして挫折した方も多いはずです。
「関数、何から覚えればいいですか？」「暗記が苦手なんですが、Excelは無理でしょうか？」
結論から言います。
覚える必要はありません。 Excelには500近い関数がありますが、実務で日常的に使うのは20個前後です。しかもそれすら暗記するものではなく、「やりたいこと→この関数」という逆引きで十分です。この記事では実務頻出20関数を一覧にし、コピペして直す学習法まで説明します。
なぜ500個のうち20個で足りるのか
Excelの関数が多いのは、財務・統計・エンジニアリングなど専門分野の計算まで網羅しているからです。一般的な事務作業で発生する「やりたいこと」は、実はそれほど種類が多くありません。
- 表から必要な情報を探してくる
- 条件によって表示を分ける
- 条件に合うものだけ集計する
- 数値を丸める
- 日付を計算する
- 文字列を整形する
この6種類の「やりたいこと」に対応する関数を押さえれば、実務の9割はカバーできます。残り480個は「その関数でしか解決できない特殊なケース」に出会ったときに、そのつど検索して調べれば十分です。
実務頻出20関数の一覧表
「やりたいこと」別に20関数を整理しました。覚える順番も、この表の上からが実務での出番の多さに近いです。
| やりたいこと | 関数 | 一言でいうと |
|---|---|---|
| 表から探す | VLOOKUP | 表の左端の列を上から探して、対応する値を返す |
| 表から探す（新しい環境） | XLOOKUP | VLOOKUPの上位互換。左右どちらの列も検索可 |
| 表から探す（行×列） | INDEX / MATCH | 行と列を別々に指定して交差点を探す |
| 条件で分ける | IF | 条件がTRUEかFALSEかで表示を変える |
| 条件で分ける（3つ以上） | IFS | 条件を上から順に判定し、最初に一致した結果を返す |
| 条件を組み合わせる | AND / OR | 複数条件の「かつ」「または」を判定する |
| エラーを整える | IFERROR | エラーのときだけ代わりの表示に差し替える |
| 条件付き合計 | SUMIF / SUMIFS | 条件に合う行だけ合計する（複数条件はSUMIFS） |
| 条件付き件数 | COUNTIF / COUNTIFS | 条件に合う行だけ数える |
| 条件付き平均 | AVERAGEIF | 条件に合う行だけ平均する |
| 数値を丸める | ROUND | 四捨五入して桁数をそろえる |
| 切り捨て・切り上げ | ROUNDDOWN / ROUNDUP | 端数を切り捨てる・切り上げる |
| 今日の日付 | TODAY | 今日の日付を自動表示する（開くたび更新） |
| 期間・年齢を計算 | DATEDIF | 2つの日付の差を年・月・日単位で出す |
| 文字列をつなげる | CONCAT | 複数セルの文字列を1つにつなげる |
| 文字列の一部を取り出す | LEFT / RIGHT / MID | 左から・右から・途中からN文字取り出す |
| 余分な空白を除く | TRIM | 前後・連続する空白を1つに整える |
| 順位を出す | RANK | 数値の集団の中での順位を返す |
| 集計の万能選手 | SUMPRODUCT | 複数条件のかけ算集計など、SUMIFSで足りない場面をカバー |
| クロス集計 | （ピボットテーブル） | 関数ではなく機能。行×列の全組合せを一気に集計 |
20個目だけは関数ではなく機能（ピボットテーブル）ですが、「集計」という目的では関数と並んで実務頻出の選択肢なので、あえて表に加えました。
「やりたいこと→関数」で逆引きする
関数名から覚えようとすると挫折します。逆に、自分が今困っていることを起点にすると、使う関数は自然に1〜2個に絞れます。
- 「別の表から商品名や単価を引っ張ってきたい」→
VLOOKUPかXLOOKUP - 「点数が80点以上ならA、60点以上ならB、それ以外はCと表示を分けたい」→
IFS（3分岐以上）かIFの入れ子 - 「東京支店・7月分だけの売上を合計したい」→
SUMIFS（条件が2つ以上） - 「入社日から今日までの勤続年数を出したい」→
DATEDIF - 「消費税込みの金額を1円未満切り捨てで出したい」→
ROUNDDOWN - 「他システムから来たデータの先頭何文字だけ取り出したい」→
LEFT - 「支店ごと・商品ごとの売上を、縦横のクロス集計表で見たい」→ ピボットテーブル
「関数名がわからない」ことは、実務では何のハンディキャップにもなりません。「やりたいこと」さえ言葉にできれば、対応する関数はこの表から引けます。
暗記しない学習法：コピペして、自分のデータで壊してみる
関数を身につける一番の近道は、構文を覚えることではなく、動いている数式を自分のデータに当てはめて壊してみることです。
- まず「やりたいこと」に近い数式の例を1つ手に入れる（この記事の表や、後述のツールから）
- 自分のシートにそのままコピペする
- セル参照だけを自分のデータの場所に書き換える
- わざと条件や引数を変えてみて、結果がどう変わるか観察する
たとえば =SUMIF(A:A,"東京",B:B) をコピペしたら、"東京" を "大阪" に変えてみる、SUMIF を COUNTIF に変えて件数と合計の違いを見比べる——このように一度動いている数式を少しずつ壊しながら触るほうが、白紙の状態で構文を暗記するよりずっと早く身につきます。エラーが出ても、壊しているのはコピーなので安心して試せます。
ブラウザで安全に試すなら
「やりたいこと」から関数を選び、そのままコピペできる数式例を確認したいときは、Excel関数の選び方を整える が入口になります。12のボタンから「やりたいこと」を選ぶだけで、おすすめの関数と一言理由、コピペできる数式例が表示される逆引きガイドで、代表21関数のカードとシリーズ全ツールへの地図もまとまっています。
条件分岐を実際に手を動かして体感したいなら IF関数を整える で、条件・しきい値・結果を埋めるだけでIFS版とネストIF版の数式が自動生成され、どの条件で確定したかが光って見えます。条件付き集計を試したいなら SUMIF・COUNTIFを整える で、条件に合ったセルが光る様子を見ながら数式をコピーできます。
このシリーズでは他にも、VLOOKUPの#N/Aの原因、$マークによる絶対参照、ピボットテーブルの元データの作り方を扱ってきました。いずれもtotonoeの Excelカテゴリ（/tools/excel/） から一覧でき、すべて入力データを外部に送信せず、ブラウザの中だけで完結します。
500個を覚える必要はありません。**20個を「逆引き」できれば、実務のExcelはほぼ困らなくなります。**まずは今、目の前で困っている「やりたいこと」を1つ、この表から引いてみてください。
